Dersom en kostnad tilhørende Vestby IL er lagt ut av et medlem/instruktør/trener eller lignende, SKAL det benyttes et utleggskjema for kostnaden. Utleggsskjema skal tydelig vise hvem som har lagt ut, hva som er lagt ut, i hvilken forbindelse utlegget har funnet sted og hvem utlegget var på vegne av. Dette gjelder kvitteringer og eventuelle faktura som er stilet til andre enn klubben.
For å sikre riktig kostnadsføring i regnskapet må alle kostnader som skal føres i Vestby IL merkes tydelig. Dette gjelder hvilken gruppe de tilhører og hvorfor det er kjøpt (f.eks. ved kjøp av mat, kiosk etc). Ved sosiale kostnader må også kvitteringen merkes med hvem som deltok og i hvilken forbindelse kostnaden påløp.
Ved refusjon av betalt faktura, skal belastningsbilag fra banken vedlegges (sånn at det vises tydelig at kostnad ikke også blitt betalt fra lagets konto).
Skjema fylles ut, og sendes tiladmin@vestbyil.nofor behandling, sammen med kvittering og ev andre bilag.
Dersom man hatt kostnader ifm kjøring for Vestby IL, skal følgende skjema fylles ut og sendes tiladmin@vestbyil.no.
Fakturaer skal fortrinnsvis utstedes til Vestby IL. Det bør vises på fakturaen ev hvilken gruppe som faktureres, og hvem som er kontaktperson.
Fakturaer sendes direkte til post@vestbyil.no for behandling.